Een machine aanschaffen: hoeveel geld heb je nu nodig en wat kost ze jaarlijks?

Vraag naar het bedrag waarmee het apparaat gebruiksklaar is

Laat de leverancier uitsplitsen welke kosten bij het apparaat horen. Denk aan aflevering, installatie en de noodzakelijke proefdraai voordat het team de machine kan gebruiken. Een servicecontract voor later onderhoud vraagt een eigen regel. De Belastingdienst beschrijft hoe je aanschafkosten, restwaarde en vermoedelijke gebruiksduur gebruikt bij het berekenen van de afschrijving. Maak daarnaast een apart betaaloverzicht met de aanbetaling, het bedrag bij levering en eventuele latere termijnen. Noteer waar een offerte inclusief btw is en waar je begroting bedragen exclusief aftrekbare btw gebruikt.

Reken een bedachte machine langs twee tijdlijnen

Veronderstel aanschafkosten van twaalfduizend euro en een geschatte verkoopwaarde na vijf gebruiksjaren van tweeduizend euro. Bij een eenvoudige lineaire verdeling over die vijf jaren is de berekende jaarlijkse afschrijving tweeduizend euro. Het af te schrijven verschil is namelijk tienduizend euro. Als het volledige aanschafbedrag bij levering moet worden betaald, gaat op dat moment twaalfduizend euro uit de kas, onder de vereenvoudigde aanname dat er geen afzonderlijke btw-kasstroom of financiering is. De begrote restwaarde ontvang je pas als een latere verkoop ook daadwerkelijk lukt.

Onderbouw waarom de machine vijf jaar dienst kan doen

Kijk naar de draaiuren, de beschikbare onderdelen en het moment waarop de formule een andere inrichting verlangt. Een technisch werkend apparaat kan voor jouw vestiging eerder zijn functie verliezen. Vraag bij gebruikte apparatuur welke koper zich voor het apparaat in de huidige staat zou melden en wat demontage zou kosten. Leg vast waarom de gekozen periode en restwaarde bij deze aankoop passen. Voor fiscale toepassing gelden voorwaarden en grenzen. Laat zeker bij bijzondere bedrijfsmiddelen of ingebruikname gedurende het jaar de verwerking beoordelen. Leg bij de offerte de onderhoudshistorie en de voorwaarden voor vervanging van slijtdelen. Een lage aanschafprijs verliest een deel van haar waarde wanneer een duur onderdeel al in het eerste kwartaal aan vervanging toe is.

Zet vervanging naast de andere geldverplichtingen

Afschrijving vormt geen bankrekening waarop automatisch voldoende geld voor vervanging staat. Draait de vestiging krap, dan kan er op papier een afschrijvingspost staan terwijl de kas volledig voor lonen en huur nodig is. Bekijk daarom ook wanneer aflossing, onderhoud en een volgende bestelling moeten worden betaald. Vraag bij de bespreking van de formulebegroting welk deel met eigen gegevens onderbouwd is en welk deel nog een offerte of gebruikshistorie nodig heeft.

Vragen voor het vervolg

• Welke kosten maken de machine daadwerkelijk gebruiksklaar?
• Waarop is de restwaarde gebaseerd?
• In welke maand moet het volledige factuurbedrag beschikbaar zijn?

Bronnen

• Hoe berekent u het bedrag van de afschrijving? · Belastingdienst